Administrateur de Bases H/F

PREMIÈRE URGENCE - AIDE MÉDICALE INTERNATIONALE - Ngaoundéré, Adamaoua

Offre d'emploi fermée

Contrat

Type de contrat
Contrat
Délai de candidature
18/03/2019

La description

Bureau
Administrateur de Bases H/F
Secteur d'activité
Postes à pourvoir
2
La description

Missions :
Sous la responsabilité directe du Coordinateur Terrain, et sous la responsabilité fonctionelle du/de la Coordinateur(trice) Administratif (ve) et Financier(e) (CAF) et du/ de la Responsable Ressources Humaines Mission, l’Administrateur(trice) Base est responsable du bon fonctionnement des services administration finance et ressources humaines de la base dans le respect des procédures PUI et bailleurs.
Responsabilités et champs d’actions :
Assurer le suivi administratif et financier de la zone
Assurer la gestion administrative des ressources humaines sur sa zone de responsabilité
Assurer le management et la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique
Participer au dimensionnement financier des projets, à leur élaboration, implémentation et clôture
Assurer le reporting et la circulation de l’information
Objectifs spécifiques et activités associées
ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA ZONE
Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa zone de travail.
Il/Elle participe à la mise à jour mensuelle et à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements à son supérieur hiérarchique.
Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi, après validation de son supérieur hiérarchique
Avec le/la CAF et le/la Coordinateur Terrain, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements.
Avec le/la CAF et le/la Coordinateur Terrain, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa zone d’intervention.
Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.
Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées
ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES SUR SA ZONE DE RESPONSABILITE
Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.
Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliquées et comprises.
Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa zone d’intervention.
Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.
Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, et les diffuse pour validation au Coordinateur Terrain et à la coordination RH et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).
Il/Elle complète la formation du personnel local si besoin.
Il/Elle est garant(e) du respect de la procédure disciplinaire et supervise tout processus disciplinaire mené au sein de la base (rédaction de la demande d’explication, entretien complémentaire etc...) et est éventuellement force de proposition en ce qui concerne les sanctions à appliquer en lien avec le Coordinateur Terrain et la coordination RH Capitale.
Il/Elle assure mensuellement au niveau de sa base, le suivi de la mise à jour des outils de suivi des ressources nationales: organigrammes, base de données, l’outil de suivi de gestion RH..., et veille à ce que ces outils soient transmis à la coordination ressources humaines.
Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an, et une fois l’analyse des évaluations faite, il/elle remonte les besoins de formation enregistrés au niveau de sa base.
Il/Elle est l’interlocuteur(trice) principal (e) du personnel national pour toutes les demandes d’information concernant statut, couverture sociale, paye et les descriptions de poste et s’assure que toute information administrative relative au personnel est correctement relayée aux intéressés (contrat, congé, règlement intérieur, paiement salaire, etc.).
Il/Elle est sous la supervision du coordinateur terrain, le/ la garant (e) au niveau de sa zone d’intervention du respect des règles de communication liée aux ressources humaines en interne (réunion d’information générale, réunion avec le délégués du personnel etc...) et en externe (avec les instances gouvernementales (CNPS, inspection du travail etc...).
Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte à son supérieur hiérarchique dans le cas où il/elle ne parvient seul/e à régler le différend.
Il/Elle est le garant de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.
ASSURER LE MANAGEMENT ET LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITE HIERARCHIQUE
Il/elle supervise toute l’équipe administrative de son bureau.
Il/elle planifie et organise les activités de l’équipe administrative de son bureau.
Il/(Elle) recrute, évalue, élabore des plans d’action individuels aux membres de son équipe
Il/(Elle) renforce son équipe en réalisant des ateliers de renforcement des capacités en fonction des besoins identifiés.
Il/(Elle) élabore un planning de congés de son équipe en fonction des besoins.
Il/(Elle) tient des réunions hebdomadaires avec son équipe et s’assure que les objectifs sont réalisés dans les temps.
PARTICIPER AU DIMENSIONNEMENT FINANCIER DES PROJETS, A LEUR ELABORATION, IMPLEMENTATION ET CLÔTURE
Il/Elle participe, sous la supervision du coordinateur terrain, à l’élaboration des propositions de projet sur le plan financier (montage du budget, mise à jour des coûts RH etc..) en lien avec les responsables projet et la coordination finance et RH en capitale.
Il/Elle, sous la supervision du coordinateur terrain dimensionne les besoins en ressources humaines en lien avec les équipes programmes et logistiques.
Il/Elle alerte les équipes programmes en lien avec son supérieur hiérarchique des potentiels risques financiers et/ou ressources humaines dans la mise en œuvres des activités du projet.
Il / Elle contribue activement aux audits externes et internes.
ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION
Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (Comptabilité / retour sur Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie)
Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.

Exigences

Éducation minimum
Baccalauréat
Expérience requise
5 Années
Nationalité
Pas défini
Les langues
Pas défini
Compétences
Pas défini
Prérequis

Etre titulaire au minimum d’un Bac + 3 en gestion administrative/financière. Bac +5 apprécié.
Expérience Professionnelle
Justifier d’une expérience d’au moins trois (03) ans continus dans un poste similaire dans une entreprise OU d’au moins un (01) an dans un poste similaire dans une organisation internationale.
Une expérience dans une ONG serait un atout.
Connaissances et compétences obligatoires :
Suivi et analyse budgétaire
Comptabilité
Ressources humaines
Gestion de conflit
Gestion d’équipe
Français
Pack Office
Connaissances et compétences appréciées :
Gestion de projet
Logistique
Expérience Internationale
Connaissances procédures bailleurs institutionnels
Anglais
Caractéristiques personnelles requises :
Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
Bonne résistance au stress et à l’isolement géographique
Sens de la diplomatie
Capacité d’analyse
Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
Organisation, rigueur et respect des échéances
Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée
Conditions :
Un poste basé à Maroua et un autre poste basé à Kousseri (Région de l’Extrême Nord) ;
Contrat à Durée Déterminée ;
Salaire défini selon la grille salariale PUI ;
Entrée en poste à partir du 14 février 2019.

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